Kỹ năng sử dụng điện thoại trong giao tiếp

Ngày nay, kỹ năng giao tiếp được đánh giá rất cao, dù là trong các hoạt động hàng ngày hay trong công việc kinh doanh. Một khía cạnh nhỏ trong lĩnh vực giao tiếp mà chúng ta ít khi để ý đến, chính là việc giao tiếp qua điện thoại. 

Lợi ích lớn nhất và dễ thấy nhất của việc sử dụng điện thoại trong giao tiếp hỗ trợ cho việc gặp mặt trực tiếp và chuyển thông điệp một cách nhanh chóng. Tiết kiệm thời gian và chi phí bằng cách liên hệ trước, nắm bắt thông tin bằng cách gọi điện thoại là những gì mà điện thoại mang lại cho bạn. Ngoài ra, nếu biết cách sử dụng phương tiện này, chúng ta có thể gây được ấn tượng tốt đẹp với người khác, tạo ra sự hài lòng và tình cảm gắn bó nơi đối tác.

Quá dễ dàng để chúng ta nhấc máy lên và gọi cho người khác. Thế nhưng có rất nhiều người quên mất việc giao tiếp qua điện thoại cũng có những quy tắc, văn hóa chung. Và người khác hoàn toàn có thể đánh giá sai về bạn hoặc nội dung cuộc gọi trong 1 phút, mà thậm chí chưa hề gặp mặt hay lắng nghe bạn nói gì. Vì thế, kỹ năng sử dụng điện thoại là điều mà bạn không nên bỏ qua.

Dưới đây là một vài lưu ý cơ bản cho bạn để tự tin hơn khi thực hiện một cuộc gọi:

Nếu bạn là người gọi điện thoại, bạn nên

- Giới thiệu những thông tin cơ bản về bản thân hoặc công ty mà mình đại diện. Trình bày sơ lược về mục đích cuộc gọi. Mọi người thường có xu hướng đề phòng và không thoải mái khi nói chuyện với người lạ qua điện thoại. Điều này sẽ làm giảm hiệu quả của cuộc điện thoại.

- Quan tâm đến thời gian và thời điểm gọi. Trừ trường hợp bất khả kháng, tránh gọi cho người khác trước 6h sáng và sau 10h đêm. Giờ nghĩ trưa cũng không phải là lúc thích hợp để bạn bắt đầu trình bày một vấn đề với ai đó. Khi nói chuyện với người khác, việc tìm một không gian yên tĩnh là rất quan trọng. Bạn không thể duy trì một cuộc gọi khi liên tục bị ngắt quãng bởi tiếng ồn và sự mất tập trung.

- Chuẩn bị đầy đủ nội dung cần trao đổi với khách hàng. Những thông tin như số liên lạc, địa chỉ, giá cả, thời gian cần được trao đổi một cách chính xác và nhanh chóng. Đừng bắt khách hàng phải chờ đợi bạn tìm tòi những thứ đó từ đống tài liệu dài cộp, hay phải gọi lại lần nữa để đính chính.

- Cố gắng thể hiện một giọng nói rõ ràng và truyền cảm. Lời nói cần ngắn gọn, súc tích, truyền đạt đủ nội dung cần nói. Bạn có thể tưởng tượng rằng mình đang đứng trước mặt người nghe, và sử dụng hết khả năng biểu cảm để thể hiện thành ý của mình. Việc hình dung họ đang nhìn chúng sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc gây cảm xúc bằng chính thái độ và sự ứng xử của mình.

Nếu bạn là người nghe điện thoại, bạn nên

Chú ý đến câu chào đầu vì chính câu nói đầu tiên sẽ tạo được thiện cảm cho người nghe. Thông thường, chúng ta có thể nói “Đây là.... xin kính chào quí khách” hoặc “Tôi là…. Xin chào bạn…”

Tỏ ra nồng nhiệt, quan tâm và ngọt ngào khi nghe điện thoại. Điều này giúp người gọi thoải mái và dễ dàng giao tiếp với bạn hơn.

Luôn chú ý đến người gọi, biết đặt những câu hỏi và trả lời một cách chính xác. Điếu này giúp bạn ghi nhận thông tin tốt nhất, tạo hiệu quả cho cuộc trao đổi. Việc lắng nghe và tỏ ra mình đang lắng nghe là một phép lịch sự tối thiểu trong giao tiếp. Bạn có thể khéo léo dùng những yếu tố kích thích quá trình nói của người gọi: dạ, vâng...

Tóm tắt nội dung cuộc nói chuyện sau khi nắm được những thông tin quan trọng. Hỏi lại khi cảm thấy thông tin nào đó là quan trọng hoặc là cần thiết phải kiểm tra lại. Luôn ghi chép hoặc thu âm nếu cảm thấy cần.

Xin lỗi và thương lượng khéo léo nếu bạn cần chấm dứt cuộc trò chuyện để giải quyết một công việc khác. Mong người gọi chờ máy, hoặc hứa rằng bạn sẽ gọi lại ngay khi có thể, tùy vào trường hợp. Khi cảm thấy cuộc gọi quá dài và bạn muốn chấm dứt nó, hãy cố gắng ứng xử một cách khéo léo và tế nhị.
 

Danh ngôn học tập

    - Học thầy, học bạn, vô vạn phong lưu. (Tục ngữ dân tộc Thái – Việt Nam)
  - Giáo dục là làm cho con người tìm thấy chính mình. (Socrates)
  - Ai làm chủ giáo dục có thể thay đổi thế giới . (Leibniz)
  - Học, học nữa, học mãi. (V.I. Lenin)
  - Thà phải tìm hiểu sự thật suốt đêm còn hơn phải nghi ngờ nó suốt đời.(F. Engels)
  - Một ngày ngồi trách móc sao bằng một giờ làm việc. Một giờ này làm lòng ta nhẹ và túi ta nặng. (Benjamin Franklin)
  - Kiến thức chỉ có được qua tư duy của con người.( A. Einstein)
  - Đừng xấu hổ khi không biết, chỉ xấu hổ khi không học. (Khuyết danh)
  - Bộ lông làm đẹp con công, học vấn làm đẹp con người. (Ngạn ngữ Nga)
  - Bé chẳng học, lớn làm gì? (Ngạn ngữ Trung Quốc)
  - Học tập là hạt giống của kiến thức, kiến thức là hạt giống của hạnh phúc. (Ngạn ngữ Gruzia)
  - Hỏi một câu chỉ dốt chốc lát. Nhưng không hỏi sẽ dốt nát cả đời. (Ngạn ngữ phương Tây)
  - Ngủ dậy muộn thi phí mất cả ngày, ở tuổi thanh niên mà không học tập thì phí mất cả cuộc đời. (Ngạn ngữ Trung Quốc)
  - Tri thức là sức mạnh. (F.Bacon)
  - Trong cách học, phải lấy tự học làm cốt. (Hồ Chí Minh)
  - Học không biết chán, dạy người không biết mỏi. (Khổng Tử )
  - Học tập là một việc suốt đời. (Hồ Chí Minh)
  - Trong việc giáo dục, vị trí rộng lớn nhất cho quá trình tự bồi dưỡng… chỉ có qua con đường tự học, loài người mới có thể phát triển mạnh mẽ lên được .(Herrert Spencer)
  - Trường học có thể hô biến những người thắng và người bại, nhưng cuộc sống thì không .(Bill Gate)